Contribution to International Economy

  • інформаційно-аналітичні підрозділи комерційних структур
ВСТУП
Ефективний розвиток ринкових відносин тісно пов’язаний з організацією інформаційно-аналітичних підрозділів на підприємствах, тому що успішна діяльність підприємства неможлива без інформаційного забезпечення. Інформація дозволяє орієнтуватися в загальній обстановці, зменшити фінансовий ризик, стежити за зовнішнім середовищем, ринком, оцінювати свою діяльність, виробляти й коректувати стратегію підприємства.
Існує багато робіт, присвячених темі: інформаційне забезпечення комерційної діяльності. Варто виділити фахівців, що працюють у даній галузі. Це Бакланов М., Яновський А.М., Шкардун В.Д., Новикова О.А. й інші. Але конкретно по діяльності інформаційних служб фірми інформація розсіяна по різних джерелах.
Мета роботи - розкриття інформації про організацію й методи роботи інформаційно-аналітичного підрозділу на підприємствах.
Завдання:
1) Проаналізувати літературу по темі
2) Розглянути історію створення інформаційно-аналітичних підрозділів на підприємствах
3) Розглянути принципи, функції й завдання роботи інформаційної служби
4) Розглянути методи роботи інформаційної служби.
Об'єкт: Інформаційно-аналітичний підрозділ на підприємствах
Предмет: Функції, завдання й методи роботи інформаційно-аналітичних підрозділів комерційних структур.
Методи дослідження: аналіз спеціальної літератури.
1. ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНІ ПІДРОЗДІЛИ: ІСТОРІЯ, ФУНКЦІЇ.
1.1. Історія створення інформаційних служб на підприємствах

У СРСР завдання забезпечення науковою й технічною інформацією вирішувалися в рамках створеної в період 1952-1985 років Державної системи наукової й технічної інформації (ДСНТІ), що умовно розділялася на систему відкритої цивільної інформації й систему інформації в оборонних галузях. У зв'язку з розпадом Радянського Союзу ДСНТІ, що відбиває характерні для колишнього ладу відомчі структури управління економікою, теж розпалася. У рамках ДСНТІ була створена мережа інформаційних органів, що мають статус всесоюзних, галузевих, територіальних, республіканських і низових на підприємствах (14).
У радянський час активно створювалися на великих підприємствах спеціальні бібліотеки або інформаційні відділи. Вони вели багатогранну довідково-інформаційну роботу. Інформаційне обслуговування фахівців здійснювалося на базі укомплектованого книжкового фонду. Фонд включав довідковий апарат, що складається із системи каталогів і картотек.
У своїй роботі інформаційні служби й технічні бібліотеки використовували традиційні методи інформаційного обслуговування. Це обслуговування в системі МБА, режиму «запит-відповідь», у системі ВРІ (виборчий розподіл інформації) і ДОР, проведення «Днів інформації» й «Днів фахівця» (11).
ВРІ містить у собі наступні обов'язкові елементи: адресну (алфавітну) картотеку абонентів, предметну картотеку інформаційних запитів, картотеку джерел інформації, картотеку карт зворотного зв'язку, картотеку замовлень МБА для задоволення абонентів ВРІ запитуваними документами. Перевага ВРІ - наявність зворотного зв'язку. Забезпечення фахівців у режимі ВРІ сприяє впровадженню на підприємствах нових методів праці, передової техніки й прогресивних технологій. До доведення інформації до цехів були організовані дошки інформації, на яких вивішувався список нових надходжень.
Спеціальні бібліотеки при заводах вивчали інформаційні потреби фахівців з наступних груп:
1) керівний склад заводу;
2) рядовий склад ІТП;
3) робітники масових професій.
На підставі зібраних анкет і виявлених у бесіді запитів складається на рік тематика інформаційного забезпечення провідних спеціалістів заводу. Основними джерелами для забезпечення інформаційних потреб фахівців були - журнали, видання галузевих інформаційних інститутів, книги, бібліографічні посібники.
Велике значення надавалося виставкам, присвяченим різним соціалістичним змаганням. Для виставок бібліотеки підбирали літературу, присвяченим кращим людям заводу, новаторам, передовикам. На виставках широко представлялися й самі книги в допомогу змаганню, і певні номери газет і журналів, папки з підібраними по темі або інших проблемах змагання вирізками з періодичних видань.
Для робітників проводилися Дні інформації, де багато приділялося питанням системи підготовки й підвищення кваліфікації робочих кадрів.
Основні напрямки роботи бібліотек у радянський час:
- пропаганда внутрішньої й зовнішньої політики КПРС
- цілеспрямована допомога в рішенні соціально-економічних і науково-технічних завдань, що стоять перед виробничими колективами
- пропаганда досягнень у галузі науки, техніки, прогресивної технології, сприяння впровадженню передового виробничого досвіду трудових починів, розвитку технічної творчості
- сприяння системі професійної підготовки й підвищенню професійного рівня кадрів
- популяризація науково-технічних знань.
Бібліотеки працювали в тісній співдружності із профспілковими комітетами (10, 27,29).
Також, у радянський час інформаційним забезпеченням фахівців займалися спеціалізовані бібліотеки й інформаційні центри на підприємствах. Можна сказати, що інформаційна інфраструктура була добре розвинена (правда, тільки у відношенні НТІ), однак, в останні роки він був у значній мірі загублений, тому що в умовах економічної кризи відділи інформації й науково-технічних бібліотек державних підприємств й установ стали першими кандидатами для ліквідації.
Разом з тим, в останні роки такі служби стали знову створюватися в рамках комерційних структур, і деякі банки й фінансові компанії в цей час уже мають досить потужні власні інформаційні служби. Знову була усвідомлена важливість високоякісного інформаційного забезпечення для успіху у всіх сферах діяльності, і в багатьох західних компаніях з'явилася посада «керуючий знаннями», він повинен виконувати ті ж роботи, що в 60-70-х роках передбачалися для радянських інформаційних працівників відділів НТІ на підприємствах й організаціях. Це говорить про те, що в радянський час інформаційні відділи завжди забезпечували високу якість послуг і несли за це відповідальність за рахунок ретельного відбору, оцінки, редагування інформації.
1.2. Інформаційно-аналітичний підрозділ у компанії. Сучасний стан.

За останні кілька років інформаційно-аналітична діяльність у російських державних і комерційних установах одержала істотний розвиток. Це пояснюється рядом причин. Перехід до ринкової економіки можливий тільки за умови відродження підприємництва. У чималому ступені успіх будь-якої справи залежить від того обсягу інформації, яким володіє особа, що приймає рішення. Генрі Форд говорив: «Основа успіху в бізнесі - вчасно отримана, правильно зрозуміла й уміло використана інформація». Важливо не просто одержати інформацію, але й мати її в такому виді, який би забезпечував її однозначну інтерпретацію й був наочний для сприйняття. На перший погляд, інформації в навколишньому світі настільки багато, що, здається, недоліку в ній не випробовує ніхто. Однак нинішній стан економіки в значній мірі пов'язаний з гострою інформаційною недостатністю. Для прийняття адекватні ситуації рішень на всіх рівнях управління потрібна оперативна, доступна і якісна інформація. Інформація повинна надходити до керівника в ретельно обробленому й підготовленому для аналізу виді.
Таким чином, виникає завдання установки якогось «інформаційного фільтра» на декількох галузях інформаційної «магістралі». Частково дане завдання вирішується за рахунок наявності у фірмі референта. Частковість рішення полягає в тім, що один референт може переглянути тільки частину із вступного потоку інформації й виділити з нього найбільш важливі моменти, інша ж частина інформаційного потоку залишається незатребуваною. Про яке-небудь оперативне одержання додаткових відомостей, різноманітному аналізі, планування й прогнозування тут не може бути й мови. Крім цього, якщо референт орієнтований тільки на вище керівництво, і при цьому зовсім не враховується зацікавленість рядового співробітника в оперативному одержанні необхідної йому інформації. У якості «поліпшених фільтрів» виступає інформаційна служба.
Сьогодні всі великі й процвітаючі комерційні структури розвинених держав мають у своєму штаті підрозділи, які займаються інформаційною діяльністю. В одних фірмах - це інформаційно-аналітичний відділ, в інші - відділ маркетингу, на який керівництво фірми поряд з іншими покладає й інформаційно-аналітичні завдання, у третіх - відділ комерційної розвідки. Часто все залежить від ступеня розуміння керівництвом фірми ступеня важливості інформаційно - аналітичної роботи для безпеки всіх сторін діяльності будь-якої комерційної структури (18).
Вся інформація, що надходить в інформаційну службу інформація може розглядатися як маркетингова, оскільки вона відбирається в інтересах підприємства. Завдання інформаційної служби - кваліфіковано обробити її й розподілити по споживачах, тобто обслужити внутрішній ринок інформаційної продукції й послуг на підприємстві. При цьому відбувається специфічний перехід інформаційної служби зі стану учасника маркетингу продукції підприємства, його інформаційних аспектів, у виробника інформації, що здійснює маркетинг інформаційної продукції й послуг.
Основна мета - це забезпечення оперативного одержання керівником й іншими службами максимального обсягу якісної й конкретної інформації, необхідної їм для прийняття більш обґрунтованих і зважених рішень, адекватного реагування на події, що відбуваються, а також одержання своєчасних рекомендацій і пропозицій. Наявність якісної інформації у керівництва допомагає не тільки при прийнятті яких-небудь рішень, але може зіграти на його користь при проведенні переговорів або дискусій (9).
Як основні аспекти інформаційної діяльності й нових завдань інформаційної служби підприємства можуть бути представлені:
- проведення досліджень ринку збуту продукції підприємства або участь у такій роботі;
- проведення й організація рекламної кампанії;
- проведення маркетингу інформаційної продукції й послуг на підприємстві в інтересах маркетингу його продукції.
Як й у маркетингу будь-яких товарів, важливим є підвищення якості інформаційної продукції й послуг і зниження витрат інформаційного виробництва, надання фахівцям підприємства можливості вигідного співробітництва з інформаційною службою, кращого в порівнянні з іншими каналами комунікації.
Тому маркетинг інформаційної продукції й послуг на підприємстві повинен переслідувати, як мінімум, дві мети:
1) реалізація завдань маркетингу продукції підприємства в частині його інформаційних аспектів;
2) забезпечення ефективної діяльності інформаційної служби підприємства в умовах ринкової економіки.
Для досягнення першої мети необхідно:
- створити й вести інформаційну базу, що включає інформацію про сильні й слабкі сторони свого підприємства і його продукції, а також відомості про конкурентів;
- забезпечити надходження на підприємство необхідної науково-технічної й кон'юктурно-економічної інформації;
- забезпечити переробку й розподіл цієї інформації «по належності» між підрозділами підприємства;
- створити комунікації для вільної циркуляції ідей всіх учасників маркетингу до споживача з метою координації зусиль у створенні продукції, що задовольняє потреби даного сегмента ринку.
Для досягнення другої мети необхідно провести:
- визначення можливостей інформаційної служби й номенклатури виконуваних робіт і послуг;
- дослідження й сегментацію ринку інформаційної продукції й послуг на підприємстві;
- рекламу інформаційних робіт і послуг, заходу щодо стимулювання збуту;
- заходи щодо зменшення витрат інформаційного виробництва;
- оцінку ефективності заходів маркетингу інформаційної продукції й послуг на підприємстві з наступним коректуванням плану маркетингу.
Досить важливо, щоб поряд з кількісними оцінками в інформації втримувалися також якісні характеристики. Особливо коштовні відомості прогнозного характеру, що дають подання про намічені структурні зміни й нові тенденції й ті, що мають принципове значення для розробки стратегій маркетингу.
Участь інформаційної служби в маркетингових дослідженнях може здійснюватися за допомогою рішення двох рівнозначних завдань:
- створення й ведення фактографічних баз даних, що містять кількісну інформацію (списки постачальників, дані про фірми, продукцію й т.д.)
- проведення на цій базі оглядово-аналітичної діяльності, результатом якої є одержання прогнозних оцінок стану ринку продукції підприємства.
Рішення даних завдань можливо на основі створення автоматизованих банків даних у рамках інформаційної служби підприємства.
Ефективність стратегії маркетингу, реалізація його цілей залежать від якості інформації, на основі якої ця стратегія розвивається. Тому основним завданням участі інформаційної служби в маркетингу продукції підприємства є створення й підтримка системи інформації, що забезпечує оперативне надходження достовірних відомостей, необхідних для успішної маркетингової діяльності підприємства. Ця інформація повинна висвітлювати попит на певні товари й послуги, містити характеристики можливих конкурентів, а також зовнішніх умов, у яких протікає маркетингова діяльність підприємства (інфраструктура, рівень розвитку, правові й економічні вимоги й т.д.) (12).
У т.ч., доцільно рекомендувати господарюючим об'єктам мати у своїй структурі спеціальний підрозділ, відповідальне за підготовку умов успішного розвитку підприємства - інформаційну службу. Підприємство, що прагне до успішного виходу на ринок, закріпленню на ньому, посиленню конкурентних позицій, а в перспективі - до лідерства, повинне в першу чергу володіти як можна більш повною інформацією про стан і динаміку зовнішнього середовища - про кон'юнктуру, обсяг і структуру ринків, а також про стан внутріфірмового середовища - про виробничі й інтелектуальні можливості реалізації практичних і стратегічних завдань.
2. ПРИНЦИПИ РОБОТИ ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНОГО ПІДРОЗДІЛУ.
2.1. Функції й завдання інформаційно-аналітичного підрозділу
В умовах ринкової економіки існує взаємозв'язок між службою інформації і службою маркетингу, що у стані взяти на себе всю маркетингову роботу, включаючи планування. Якщо підприємство маленьке, то всі маркетингові обов'язки можуть бути покладені на одну людину. Якщо підприємство велике, необхідно створити новий підрозділ, структура якого повинна бути орієнтована на виконання трьох основних функцій:
- збір інформації, аналіз і прогнозування;
- формування виробничої програми;
- здійснення реклами й маркетингу.
Цей підрозділ може називатися службою маркетингу або інформаційно-аналітичним відділом.
Інформаційно-аналітична служба є основним центром, у якому концентрується, обробляється й аналізується найрізноманітніша зовнішня інформація. Те ж справедливо й стосовно внутрішньої інформації, але з деякими застереженнями. Більша частина внутрішньої інформації потрапляє в неї з інших підрозділів фірми й в основному представлена у вже обробленому (стандартні форми статичної звітності), підготовленому для аналізу виді. Таким чином, позначаються основні завдання, що стоять перед інформаційною службою:
1) збір, обробка й аналіз зовнішньої інформації;
2) збір, обробка й аналіз внутрішньої інформації;
3) на основі проведеного аналізу вироблення відповідних рекомендацій і пропозицій;
4) оперативне, повне наочне надання результатів аналізу, що відповідають висновків і вироблених рекомендацій;
5) довгострокове зберігання всієї зібраної інформації для наступного її використання в роботі;
6) рішення нестандартних завдань аналізу діяльності фірми
Іноді існує думка, що ІС й економічна служба дублюють один одного. Економічна служба орієнтована, насамперед, на рішення стандартних завдань внутрішнього обліку. Однієї з основних завдань ІС є збір, обробка й аналіз найрізноманітнішої зовнішньої інформації. Економічною службою вирішуються завдання аналізу й планування поточної діяльності фірми і її підрозділів, а також стратегічного планування. Тут перебуває перша крапка перетинання інтересів ІС й економічної служби. ІС не вирішує стандартних завдань обліку - вона є користувачем інформації, отриманої в результаті рішення даних завдань іншими підрозділами (економічною службою). І, навпаки, інші підрозділи, зокрема економічна служба, є користувачами інформації, наданої ІС. Тут друга крапка перетинання інтересів. Діяльність економічної служби строго орієнтована на керівництво фірми й контролюючі інстанції. Діяльність ІС орієнтована як на керівництво, так і на рядового співробітника. Дані служби не дублюють, вони взаємодоповнюють один одного.
Виходячи із завдань, що стоять перед службою, можна позначити її функціональну структуру, що забезпечує найбільш ефективне її функціонування. Функціонально ІС підрозділяється на 3 напрямки - аналітичне, інформаційне й технічне. Аналітичний й інформаційний напрямки є основними. Основні завдання аналітичного - це пункти 1,2,3 й 6 з вище перерахованого списку. Аналітичний підрозділ розділяється на дві складові. Одна з них орієнтована на рішення стратегічних завдань (виявлення тенденцій, прогнозування, стратегічне планування), друга - моніторинг поточних подій і рішення тактичних завдань. Основними завданнями інформаційного напрямку є 4 й 5, а також частина від завдань 1 й 2 - збір й обробка інформації. Технічний підрозділ є допоміжним. Він займається рішенням технічних питань, пов'язаних з пунктами 4 й 5, і надає відповідну допомогу при рішенні завдань 1,2,3 й 6 (18).
Систематизуємо й узагальнимо основні проблеми й труднощі, характерні для діяльності інформаційної служби:
- інформаційний відділ одержує більші обсяги інформації із всіляких джерел. Це приводить до неможливості одній людині якісно обробити матеріал
- як правило, основна маса інформації представлена на паперових носіях і має найрізноманітнішу форму представлення. Це істотно ускладнює й сповільнює її попередню обробку
- на етапі обробки й перетворення даних в електронний вид виникає ймовірність появи помилок й уведення неправильної інформації, що іноді може призвести до перекручування ситуації й вироблення невірних рекомендацій
- основна маса інформації надходить на паперових носіях. Із часом концентруються більші обсяги різноманітних друкованих видань, а також ксерокопій. Коли виникає потреба в яких-небудь матеріалах, їхній пошук займає занадто багато часу
- окремо варто виділити проблему подання інформації. Інформація, що пропонується кінцевому користувачеві, повинна бути лаконічною, конкретною, читатися легко.
Пропонуються наступні кроки для їхнього рішення:
1) розмежування обов'язків між фахівцями служби
2) впровадження сучасних комп'ютерних й інформаційних технологій роботи з інформацією.
Це не що інше, як інформаційна система. Створення ІС покликане вирішити наступний спектр завдань:
- створення єдиного інформаційного простору фірми
- підвищення ефективності діяльності інформаційної служби
- забезпечення оперативного доступу будь-якого співробітника зі свого робочого місця до необхідного йому в цей момент інформації
- підвищити рівень професійної підготовки кожного співробітника фірми.
Інформаційним наповненням ІС служить найрізноманітніша зовнішня й внутрішня інформація (18).
2.2. Структура інформаційно-аналітичного підрозділу
Керівникові, зацікавленому в розвитку підприємства й завоюванні нових ринків збуту своєї продукції з мінімальним ризиком втрат, що задались метою створити повноцінну службу інформації, необхідно ясно представити собі цілі, які варто поставити перед цією службою, і структуру, що дозволить їх реалізувати. Лише грамотно організована, добре оснащена, із кваліфікованим персоналом служба зможе вирішити весь комплекс завдань. Тільки для такої служби доцільно розробляти й застосовувати критерії ефективності при оцінці її функціонування. Успішна діяльність служби інформації підприємства можлива за умови її опори й орієнтації на реальні інтелектуальні, наукові, технічні й виробничі можливості підприємства, його фінансовий потенціал і реальні перспективи розвитку (48).
Дана модель інформаційно-аналітичної служби підприємства може бути корисною, у першу чергу, для великих підприємств ринкової орієнтації, що мають велику номенклатуру виконуваних робіт.
Розглянемо функції кожної групи.
Група маркетингу:
- моніторинг динаміки ринку й кон'юнктури;
- формування моделі споживчих очікувань;
- формування «ідеальної» моделі продукції;
- усе про фірми - конкуренти і товари-аналоги;
- розробка бізнес-планів;
- реклама;
- пропозиції по вдосконалюванню продукції і її асортиментів;
- динаміка обсягів виробництва й організація системи руху товарів;
- пропозиції по сервісному забезпеченню користувачів.
Патентно-правова група:
- патентно-правовий захист промислової й інтелектуальної власності
- рекомендації з організації конкурентної боротьби на ринках продукції (послуг) підприємства
- рекомендації з безпечного вивозу нової продукції на ринок.
Група збору й обробки інформації:
- пошук, обробка, систематизація, класифікація й первинне перетворення (згортання) інформації;
- формування, ведення й удосконалювання баз даних;
- підготовка диференційованої інформації для керівників й осіб, що приймають рішення.
Група експертів:
- пошук нових джерел інформації, потенційних інвесторів;
- відбір «потрібної» інформації (поріг надмірності, вірогідності);
- визначення структури й обсягу інформації, необхідної й достатньої для інформаційного забезпечення діяльності й розвитку підприємства;
Група аналізу й синтезу інформації:
- підготовка аналітичної інформації для забезпечення господарської діяльності підприємства
- підготовка інформації про діяльність підприємства для передачі в зовнішнє середовище.
Слід зазначити, що в даній роботі модель інформаційної служби представлена в самому загальному виді. У кожній конкретній області існує своя специфіка (49).
Співробітники інформаційної служби повинні мати наступні якості:
- аналітичне, асоціативне мислення;
- здатність ідентифікувати й концептуалізувати проблеми (теми, запити);
- уміння аналізувати вихідні документальні масиви (інформацію);
- загострене почуття нового;
- мобільність свідомості, сприйнятливість до інновацій;
- цілеспрямованість і послідовність дій;
- комунікативність.
У коло професійних знань співробітників повинні входити:
- теорія й практика комунікації, інформатизації, бібліотечно-інформаційної діяльності;
- менеджмент і маркетинг бібліотечно-інформаційних ресурсів, послуг, продукції;
- економіка бібліотечно-інформаційної діяльності;
- теорія кон'юнктури;
- стандартизація бібліотечно-інформаційної діяльності;
- авторське право суміжні права на інтелектуальну власність;
- господарсько-договірне (контрактне) право;
- порядок ліцензування видів діяльності;
- експертні системи оцінки потоків інформації;
- логічне моделювання;
- довідково-інформаційне джерелознавство (бізнес-інформаційні ресурси);
- характеристики й властивості нетрадиційних носіїв інформації;
- принципи підготовки й характерні риси метаінформації;
- основи реферування документної інформації;
- інформаційні потреби малого й середнього бізнесу;
- поведінка споживачів інформації;
- методика соціологічних досліджень;
- теорія факторного аналізу;
- технологія автоматизованої обробки, організації (систематизації), управління, пошуку й передачі інформації;
- методика роботи з комп'ютером і сучасними засобами зв'язку, копіювально-множною технікою;
- вільне володіння мінімум однією міждержавною мовою (насамперед англійською як інтернаціональною мовою бізнесу, додатковими мовами можуть бути німецький, французький й іспанський).
Основні практичні навички:
- експертиза інформаційних потоків
- цільовий відбір документальних матеріалів
- різноаспектний пошук первинних джерел й інформаційний пошук, у тому числі бібліографічний і фактографічний пошук;
- організація й контроль (збереження) зафіксованої інформації;
- використання конкретних програмно-методичних продуктів;
- динамічне читання текстової інформації;
- багатофакторний аналіз:
1. бібліографічний опис
2. реферування
3. індексування
4. організація й ведення баз даних
5. інформаційний моніторинг
- застосування касет, дисків, дискети;
- володіння мікропроцесорною технікою (комп'ютерна грамотність), прогресивними засобами зв'язку (електронна пошта, телефакс, відеотекст, стільниковий телефонний зв'язок й ін.), копіювально-множними апаратами;
- маркетинг і бізнес планування, оцінка ефективності інформаційної діяльності;
- ділове спілкування;
- організаційно-правове оформлення економічних відносин підприємства з партнерами (юридичними й фізичними особами) (65).
3. МЕТОДИ РОБОТИ ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНОГО ПІДРОЗДІЛУ
3.1. Інформаційне забезпечення
Успішна діяльність підприємства в сучасних умовах неможлива без інформаційного забезпечення з питань, що ставиться як безпосередньо до діяльності підприємства, так і до загальної економічної й політичної ситуації в країні. Під інформаційним забезпеченням розуміють:
1) Сукупність процесів по підготовці й доведенню до споживачів інформації для рішення управлінських, науково-технічних завдань відповідно до етапів їхнього виконання;
2) Сукупність єдиної системи класифікації й кодування інформації і єдиної системи документації, використовуваних в автоматизованій ІС; сукупність методів і засобів організації машинних масивів інформації.
Інформація дозволяє орієнтуватися в загальній обстановці, зменшити фінансовий ризик, стежити за зовнішнім середовищем, ринком і змінами ринкової кон'юнктури, оцінювати свою діяльність, виробляти й коректувати стратегію підприємства.
Інформація не тільки стає особливим товаром у всіх сферах діяльності, але й надає руху іншим ресурсам - матеріальні, грошові, кадрові. Інформаційні ресурси переборюють обмеженість природних ресурсів, приводять до колосальної економії живої праці, збільшують сукупність потужність матеріально-речовинних факторів виробництва.
Інформаційні ресурси - безліч професійно-значимих джерел інформації, необхідних для розвитку певної сфери діяльності в кожен конкретний період часу. Інформація - основна умова конкурентної здатності організації (16).
Будь-яке підприємство можна представити зануреним у потік інформації, що надходить від зовнішнього середовища, що включає державу, громадські організації, постачальників, конкурентів, інфраструктуру ринку й т.п. Інформаційні органи підприємства отфільтровують із цього потоку інформацію, необхідну для життєдіяльності підприємства й перетворять її в зручну для вироблення управлінських рішень.
Хоча приймачів маркетингової інформації на підприємстві може бути безліч (аж до окремих співробітників, що одержують важливу інформацію в службових відрядженнях, на конференціях і т.п.), центр її обробки й первинного аналізу повинен бути єдиний, що виключить «розриви» і дублювання в інформаційних потоках. Логічно представити таким центром службу інформації, що є головним «нервовим вузлом» інформаційної системи підприємства (44).
Інформаційна служба повинна забезпечувати інформацією будь-яку виникаючу ситуацію в умовах ринкової економіки й це досить складно, оскільки середовище в кожній конкретній фірмі завжди мають розходження, цілком специфічна й залежить від багатьох мотивів. Найважливішими є п'ять ознак:
- організаційно-правова структура: державні й муніципальні підприємства (бюджетні), змішані підприємства, приватні фірми й кооперативи;
- функціональна діяльність фірм: інновація, проектування, конструювання, технологія, маркетинг, менеджмент, консультування, консалтинг і т.д.;
- галузева спрямованість роботи фірм: комплекс галузей (лісохімічний, паливно-енергетичний, машинобудівний комплекс і т.д.), галузі охорони здоров'я, культури, сільського господарства і їх вузькогалузевого напрямку;
- регіональна спрямованість роботи фірм: район Санкт-Петербурга, все місто, весь Північно-Захід або інші області й республіки Росії, СНД, закордонні країни;
- індивідуально-професійні особливості керівництва й співробітників фірм (базове утворення, профіль, спеціалізація, стаж і досвід роботи, рівень знання іноземних мов, комп'ютерної підготовки й т.д.).
Інформаційне забезпечення, представлене у вигляді процесу, припускає виконання наступних операцій:
- збір даних;
- обробка даних і формування інформаційних банків користувачів;
- зберігання інформації;
- пошук інформації;
- перетворення інформації;
- передача інформації.
Вихідною й головною операцією вважається збір даних. Від якості виконання її залежить дотримання вимог повноти, вірогідності й оперативності, пропонованих не тільки до самих відомостей, але й у відношенні всього процесу інформаційного забезпечення.
Збір даних відбувається у формі прийому повідомлень, кожне з яких являє собою сукупність даних, що містять відомості, призначені для передачі по каналу зв'язку від джерела до користувача інформації. Технічно ця операція відбувається за допомогою спеціальних засобів передачі (прийому) даних - модемів, факсів, телефонів і т.п.
Виникаючий у ході різноманітної підприємницької діяльності інформаційний дефіцит (нестача інформації, перебої з інформуванням) визначає необхідність пошуку інформації, що була б здатна його задовольнити. Іншими словами, пошуку інформації завжди передує поява інформаційного дефіциту.
У наші дні, як і колись, інформаційний дефіцит надзвичайно різноманітний, але найбільш частими є три різновиди інформаційного дефіциту:
- фактографічний дефіцит;
- концептографічний дефіцит;
- документальний дефіцит.
Фактографічний інформаційний дефіцит припускає знаходження й надання фахівцеві реально існуючого факту (відомості, події), максимально відповідної потреби. У цей час частіше інших потрібні факти адресні, статистичні, цінові й галузеві (тематичні), що стосуються в першу чергу професійної діяльності підприємців.
Звичайно вважається, що знайти фірму просто. Але насправді далеко не завжди вдається встановити точну, достовірну адреса організації, підприємства, об'єднання. Навіть у межах нашого міста пошук не завжди успішний по різним і часом досить несподіваних причинах. Наприклад, фірма не зацікавлена в рекламі, немає необхідності повідомляти свої адресні відомості в силу бажання змінити свій профіль діяльності або передбачається поміняти адресні відомості, закрити фірму, відкрити нову й т.д. І в такій ситуації навіть найпростіший інформаційний дефіцит залишається незадоволеним.
Інший приклад - пошук статистичних відомостей може виявитися ще більш тривалим, особливо якщо необхідні конкретні факти. Виконати й тим більше оперативно такий пошук далеко не завжди вдається, якщо й взагалі можливо. І не тому, що фахівець не знає джерел інформування або професійно безграмотний, а по цілком об'єктивних причинах - затримка випуску статистичних видань і труднощі доступу до комп'ютерної інформації або простої відсутність конкретних статистичних даних в інформаційних мережах. Зовсім нелегко знайти об'єктивні відомості про ціну продукту або послуги. Підприємець багаторазово зіштовхується із вказівкою цін колишніх, не відповідному певному періоду, регіону, продукту, і джерела інформації далеко не завжди задовольняють цей фактографічний інформаційний дефіцит.
Для задоволення четвертого напрямку фактографічного інформаційного дефіциту потрібні досить різноманітні джерела галузевого (тематичного) профілю: довідники й навіть інші типи первинних документів (монографії, практичні посібники, що мають у фірмі офіційні документи).
Для задоволення цих видів фактографічного інформаційного дефіциту можуть бути використані різні шляхи й варіанти фактичних відомостей. Досвідчений менеджер інформаційної фірми повинен вибрати самий правильний варіант.
Одержати відповідь на виниклий концептографічний інформаційний дефіцит ще трудніше, чим більше число джерел інформації, що дають відповідь у вигляді готової концепції досить обмежено, особливо після 1991 року, а самі об'єкти концептографічного дефіциту є завжди складними. Нерідко подібний дефіцит вимагає глибокого пошуку джерел, що забезпечують узагальненими відомостями концептуального й кон'юнктурного характеру, або проведення власних розробок.
Документальний інформаційний дефіцит - третій виникаючий у цей час дефіцит, для задоволення якого необхідний документ або комплекс документів.
Необхідний пошук і такі документи, які по різних причинах далеко не відразу публікуються або взагалі повідомлення про їх відсутні. У першу чергу це стосується відомчих, особливо внутрішніх документів. Тому задоволення навіть такого найпростішого як документальний інформаційний дефіцит вимагає достатнього знання шляхів пошуку, часу на їхнє знаходження й надання в реальному режимі.
Підприємницька ідея - розуміння, передчуття, неясне знання підприємця про те, що він відчуває зміни, що намітилися, в області свого професійного інтересу надзвичайно важливі в умовах ринкової економіки. Для реалізації ідеї підприємець збирає інформацію й аналізує її виходячи їхнього інформаційного дефіциту.
Можна назвати 4 групи змін, які власне кажучи є їхнім індикаторами в межах фірм і навіть галузевих і регіональних напрямків діяльності:
- несподівані події;
- невідповідності, розбіжність із тим, що повинне бути й що реально відбувається;
- насущна потреба, прояв негативних симптомів, які можуть бути й повинні бути усунуті усередині підприємств;
- зовнішній тиск на фірми внаслідок раптових змін у галузі або регіоні;
У сферах зовнішнього ділового середовища теж проявляються й створюються умови для нових можливих змін. Таких ситуацій три:
- наслідки демографічних змін;
- культурні зміни, що викликають трансформації сприйнять, настроїв і цінностей життя;
- науково-інформаційні зміни, пов'язані з розширенням границь і результатів пізнання світу.
Зусилля інформаційної служби повинні бути спрямовані на забезпечення й задоволення інформаційного дефіциту.
Таким чином, мета інформування у фірмі - повне й швидке задоволення інформаційного дефіциту фірми в цілому й конкретній підприємницькій ідеї ( 17).
Спеціальним засобом інформаційного забезпечення комерційної діяльності виступає технологія електронного обміну діловою документацією по стандарту ООН-ЕДИФАКТ. Він являє собою набір принципів обміну діловими даними між різними учасниками господарських зв'язків у сфері комерційної діяльності - виробничими підприємствами, торгово-посередницькими організаціями, банками, страховими компаніями й т.д., - принципів, вироблених на базі інформаційної логістики.
ЕДИФАКТ - це особлива структурована мова даних, пов'язаних з описом фактично всіх видів комерційної діяльності. Постійна зчіпка його складових дозволяє, не руйнуючи форми куба, створювати з тих самих елементів при обертанні в різних площинах все нові й нові зрительські (по суті - аналітичні) комбінації. По цих же принципах формується Едифакт-повідомлення.
Мова дозволяє за допомогою елементів, стандартних інформаційних повідомлень складати опис будь-якого розповсюдженого в комерційній практиці документа, сформулювати його електронну версію й транслювати у відкритих телекомунікаційних мережах без побоювання перехоплення конфіденційної комерційної інформації. При цьому, будучи, наприклад, складеним російською мовою, рахунок або накладна може бути успішно трансльована як для російських одержувачів, так і для закордонних партнерів на всіх основних європейських мовах. У місці одержання закодованого документа за допомогою спеціальних програмних засобів, настроєних тільки на систему одержувача, Едифакт-повідомлення розвертається у звичайну для читача форму, що перетворюється в стандартний паперовий документ. Одночасно таке повідомлення, передане в мережах, обладнаних запам'ятовувальними пристроями - серверами, частково виконує й роль автоматизованої системи ділового адміністрування, що не дозволяє партнерові по обміну документами в ЕДИФАКТ піти від відповідальності за свої послання.
Технологія ЕДИФАКТ впроваджується в Україні та Росії вже кілька років - факт надзвичайно важливий у зв'язку з переходом Євросоюзу з 1 січня 1995 року на обов'язкове використання електронної мови ЕДИФАКТ при обміні документацією й інформацією між державними відомствами ЄС, що працюють на англійській, французькій і німецькій мовах. Зволікання із впровадженням ЕДИФАКТ в Україні та Росії означало б появу нетарифного бар'єра в торгівлі між Сходом і Заходом. Найбільшими центрами поширення технології ЕДИФАКТ у Європі є СІТПРО в Англії, ЕДИФРАНС у Франції, ДЕНИШПРО в Данії й т.д.
Існує безліч наробітків в області інформаційних технологій, а саме методів, технологій і загальних підходів, застосовуваних при побудові інформаційних систем.
Для розробки таких систем використовуються професійні СУБД. З огляду на сформовані тенденції, для забезпечення взаємодії кінцевого користувача з інформаційною системою доцільним бачиться застосування технологій INTERNET ( 36).
Інформаційно-аналітичний відділ повинен створюватися з таким розрахунком, щоб забезпечувати доступ віддаленим користувачам. Природно, що підключення до ІС здійснюється строго відповідно до прав доступу конкретного користувача тільки до дозволених сегментів ІС. Забороненим є конфіденційний сегмент інформації, доступ до якої має обмежене коло користувачів і тільки усередині локальної мережі фірми. Користувачі усередині фірми також мають розмежування по доступу до інформації. Питанням безпеки необхідно приділити найпильнішу увагу.
Більшість інформацій надходить в інформаційний відділ у паперовому виді, і дуже багато часу займає її обробка й занесення в комп'ютер. Виходить, як би подвійна робота - всі друковані видання формуються на комп'ютерній основі. Після надходження друкованого видання найцікавіші матеріали перетворяться й заносяться в комп'ютер. Очевидним є усунення зайвої ланки в цьому ланцюжку (електронна форма - друковане видання - електронна форма), тому, по можливості, всю вступну інформацію необхідно одержувати в електронному виді (хоча в деяких випадках доцільно її дублювання на паперових носіях).
Інформація буває представлена в найрізноманітнішому виді - цифрова (таблична), текстова, аудіографічна, відео, може мати різні формати. З'являється завдання швидкого вводу, обробки, оптимального зберігання, забезпечення доступу й оперативного аналізу такого різноманіття інформації.
Існують технології, що дозволяють вирішити дані проблеми.
Проблема оптимального зберігання великого обсягу різнорідних даних вирішується за допомогою технології Сховищ Даних. Технологія OLTP забезпечує уведення й оперативну обробку інформації. Оптимальний доступ й одержання даних забезпечується застосуванням технологій роботи з багатомірними структурами даних - OLAP.
Перераховані вище технології - це не кінцевий продукт, а тільки методи й рекомендації, застосування яких допомагає вирішити указані завдання. Для аналізу даних і прогнозування ситуації перспективним є нові напрямки - нейросіті, генетичні алгоритми, а також різні методи моделювання (математичне моделювання).
Дуже важливе завдання, яку не можна недооцінювати, - надання результатів аналізу. Оскільки інформація краще сприймається візуально, те основний упор необхідно зробити на максимально можливу візуалізацію матеріалу. Найпростішими способами графічного подання інформації є різні схеми, графіки, діаграми.
Наступним кроком у цьому напрямку є Географічні Інформаційні Системи (ГІС), що використають оцифровані географічні карти як основу, на якій потім накладаються найрізноманітніші числові дані і є можливість їхньої подальшої обробки й аналізу (побудова діаграм, кольорове виділення, різні звіти по обраних об'єктах, галузям і т.д.).
Дуже цікавим і перспективним є використання технології VRML (мова моделювання віртуальної реальності), що застосовується в ГІС. Доцільно також використання звукового супроводу процесу надання інформації (22).
3.2. Обробка й аналіз документів
Інформаційні служби використовують як нові методи обробки, так і традиційні методи бібліографування.
Методи бібліографування діляться на дві групи:
- аналітичні;
- синтетичні.
До аналітичних методів ставляться:
1) Загальний бібліографічний аналіз документа, здійснюваний з метою з'ясування її основної тематики, формальних і змістовних особливостей, достоїнств і недоліків, цільового й читацького призначення;
2) Бібліографічний опис документа;
3) Анотування або реферування;
4) Індексування й предметизація, тобто вираження змісту документа за допомогою предметних рубрик або умовних знаків якоїсь класифікації.
Результат останніх трьох операцій у сукупності поєднуються в бібліографічний запис, складання якої утворить перехід від аналітичних методів до синтетичного.
До синтетичних методів бібліографування ставляться:
1) Виявлення документа як об'єкта бібліографування з метою їх наступної бібліографічної обробки, що представляє собою початковий синтез, що фактично передує бібліографічному аналізу;
2) Відбір документів по заздалегідь заданих критеріях;
3) Угруповання бібліографічних записів у бібліографічному посібнику.
Умовність виділення аналітичних і синтетичних методів бібліографування полягає в тому, що в дійсності процеси бібліографічного аналізу й синтезу діалектично взаємозалежні й взаємно обумовлені, вони переходять друг у друга й у реальному процесі бібліографування здійснюються значною мірою одночасно.
Бібліографічний опис – результат аналізу первинного документа з метою ідентифікації й виявлення сукупності необхідних і достатніх зовнішніх ознак, що виявляють переважно по титулу документа без ознайомлення із змістом тексту. Бібліографічний опис первинних документів - самий лаконічний, «відчужений» від змісту первинних документів різновид вторинних документів.
Бібліографічний опис дозволяє:
- виділити по переліку відомості даного первинного документа й знайти його серед безлічі інших (адресна функція);
- одержати попереднє подання про галузеву приналежність, тематику, зміст, цільове й читацьке призначення, актуальності, вірогідності й обсязі наведених відомостей (функція інформування);
- при досить інформативному (точному, ємному) заголовку виконувати сигнальну функцію, сприяючи підготовці оперативних вторинних джерел інформації.
Загальні вимоги й правила бібліографічного опису, набір елементів, їхня послідовність, умовні розділові знаки й вибір бібліографічного опису регулює ДЕРЖСТАНДАРТ 7.1-84.
За рішенням інформаційних служб у фірмах у ряді випадків використовується короткий бібліографічний опис без вказівки підзаголовних і надзаголовних відомостей, відомостей про видавництво або організації, що видають. Але кожний з елементів бібліографічного опису дозволяє визначити основні ціннісні властивості документів: актуальність тематики, новизну документа, ступінь узагальненості й розробленості проблеми, відповідність інформаційному дефіциту й т.д.
Навіть повний бібліографічний опис - самий відчужений, згорнутий вторинний документ. Однакові вимоги до складання бібліографічного опису забезпечують однаковість, виконання яких обов'язково й для традиційного (паперового) і для комп'ютерного режимів.
Анотація – така форма згортання, при якій складається коротка узагальнена характеристика, що відбиває необхідний мінімум відомостей для ідентифікації первинних документів.
В умовах ринкової економіки для підприємців складаються довідкові анотації, що розрізняються охопленням трьох груп розглянутих даних: елементи, що доповнюють бібліографічні описи або розшифровують недостатньо інформативні заголовки; історико-бібліографічні відомості; тематичні елементи.
Слід зазначити, що в сучасних фірмах складаються частіше спеціалізовані, а не загальні довідкові анотації. При цьому загальні - відбивають всі основні питання, а спеціалізовані довідкові анотації звичайно складаються для фахівців з метою задоволення цілком певного інформаційного дефіциту. У цьому випадку із усього тексту в анотацію включаються тільки ті відомості, які представляють безпосередній і найбільший інтерес при задоволенні інформаційного дефіциту. Але це не виходить, що обсяг спеціалізованих довідкових анотацій буде меншим через таку конкретизовану вибірку, оскільки в них відбиваються всі можливі аспекти змісту з докладним висвітленням проблем. Такий підхід до вибору інформації повторно дозволить не звертатися до первинних документів, особливо якщо вони ставляться до постановочних, теоретичних, методичних документів і т.д.
Практичний досвід анотування в умовах ринкової економіки дозволяє сформулювати загальні вимоги до анотацій:
- зміст визначається бібліографічним описом, але не повторює його заголовки й інші елементи, припускає виявлення структури первинних документів й основних аспектів розкриття змісту;
- анотацію можна розглядати як розширений зміст (структуру) первинного документа, що дозволяє одержати подання про те, чи освітлене дане питання, як широко освітлене, у сполученні з якими питаннями, у яких областях додатково може бути використане;
- анотація визначається характером аналізованого матеріалу (технологія, устаткування, матеріал, властивості, напрямки досліджень і т.д.)
- анотація повинна бути розмірна відбиттю окремих аспектів стосовно їхнього обсягу в повному тексті й повинна передавати зміст первинного документа своїми словами;
- анотації повинні відбивати відомості про ступінь новизни, точно передавати зміст, грамотно, чітко й стисло викладати матеріал.
Реферування припускає докладне ознайомлення з текстом первинного документа з метою ідентифікації новизни, повноти, корисності змісту, виявлення основних, найбільш важливих, принципових фактичних відомостей і гіпотез, теорій, методик, методів.
Саме трудомістке - установити найважливіші факти, оскільки гіпотези, теорії, методики й методи включаються звичайно повністю або в дуже узагальненому виді. Факти ж повинні бути оцінені й відібрані для включення в реферат, тим більше, що селективні процеси не тільки складні, але й суб'єктивні. Вибір основних фактів можливий з наступних частин тексту: введення або передмови; тієї частини тексту, де вказуються мета й завдання документа; де викладаються гіпотези й концепції; теорії, методики й методи; де формулюються висновки. Фактичні відомості утримуються й у висновку, рекомендаціях і навіть припущеннях.
Розуміння значимості в сучасних умовах ринкової економіки рефератів особливо на закордонні видання, відсутні в бібліотеках й інших інформаційних центрах, приносить значний ефект і насамперед при виконанні науково-практичних розробках.
Із всіх вторинних документів реферат відбиває докладний зміст первинного документа й відрізняється обсягом і ступенем узагальнення матеріалу (17).
Після екстенсивного розвитку методологічного апарата в аналітико-синтетичній обробці інформації активізувався процес злиття методів і прийомів аналізу до загальних технологічних ланцюжків. У результаті на початку 90-х років розроблялася технологія інформаційного моніторингу, здатна об'єднати різноманітні методи бібліографічної, статистичної й інтелектуальної обробки документів (даних) про об'єкт.
Інформаційна діагностика – технологія аналізу інформації про об'єкт, реалізована за допомогою спеціальних процедур і методів у фіксованому предметному полі по обраних індикаторах для оцінки стану, тенденцій і перспектив розвитку об'єкта.
Діагностуватися може об'єкт будь-якої природи, якщо він мінливий із часом, а відомості про ці зміни є в документальному потоці. Головні умови реалізації процедур інформаційної діагностики:
1) Аналізується не сам об'єкт, а відома в суспільстві інформація про нього;
2) Для успішної діагностики повинна забезпечуватися певна повнота збору документів (даних) про об'єкт, границі якого заздалегідь описуються інформаційним аналітиком виді впорядкованого переліку ключових слів або проблемно-орієнтованого рубрикатору, що фіксує предметне поле об'єкта;
3) Діагностичні ознаки - оцінні індикатори - можуть бути обрані із числа ознак об'єкта - його властивостей, якостей, фізичних параметрів.
4) Технологічний ланцюжок методів і процедур діагностики повинен дозволяти інформаційному аналітику здійснювати діагностику незнайомого об'єкта з відтвореними результатами оцінки об'єкта.
По хронологічній ознаці досліджуваного періоду в житті об'єкта можна виділити три основних режими діагностики:
- Ретроспективний аналіз об'єкта;
- Оперативна діагностика об'єкта;
- Моніторингове спостереження за об'єктом.
Ретроспективний аналіз припускає виявлення закономірностей розвитку об'єкта за попередній період часу. Орієнтований на виявлення «критичних» тимчасових крапок у розвитку об'єкта. В інформаційній діагностиці доцільний назад хронологічний збір джерел інформації про об'єкт, що дозволяє перервати процес нагромадження інформаційного масиву при одержанні достатніх відомостей про нього. Використовуючи сукупність процедур інформаційного моделювання об'єкта (пошук, відбір, аналітико-синтетична обробка й систематизація документів) із заданими критеріями подоби на хронологічній шкалі, аналітик може варіювати набір конкретних методичних процедур з урахуванням специфіки об'єкту діагностики і його документального шлейфу.
Для складних соціальних об'єктів доречно використовувати менш жорсткі прийоми формалізації даних - типологічні ряди, номінативні шкали.
Залежно від величини аналізованого періоду можуть використовуватися методичні підходи, що істотно розрізняються по стратегії збору й долі аналізованої інформації:
Рівномірний крапковий прийом припускає фіксацію індикаторів у певних тимчасових крапках на шкалі – через десятиліття, п'ятиліття, щорічно. Для ретроаналізу динаміки цін на товари й архіву біржових котирувань акцій вибирається щомісячний, щотижневий, щоденний і навіть погодинний «тик». На результати діагностики досить вплинуть «пробіли» - відсутність інформації про об'єкт у заданих точках.
Краплинний метод доцільний при діагностиці стохастичних процесів, а також при поглибленому ретроаналізі об'єкту в критичних точках його розвитку. Вибірково фіксується інформація про об'єкт у будь-якому місці хронологічної шкали, рівняється з попередньою «краплею» інформації до відносно стабільного стану об'єкта, що і приймається за вихідне.
Покроковий метод – тривалість «кроку» у розвитку об'єкта виявляється емпірично у зворотній або прямої хронології аналізу інформації. На відміну від попередніх підходів, він припускає нерівний за часом, але планомірний по всій шкалі ретроаналіз об'єкту.
У результаті ретроаналізу інформаційний аналітик має у своєму розпорядженні матеріал для виділення етапів розвитку об'єкту, їхньої зведеної характеристики, виділення тенденцій розвитку об'єкта за аналізований період часу, а при використанні методів інформаційного прогнозування можуть виділяти і перспективні напрямки його подальшого існування в певних умовах.
Оперативна діагностика– експрес-аналіз стану об'єкта в певний момент розвитку. Може реалізовуватися в будь-якій хронологічній точці, але орієнтований, як правило, на оцінку сучасного стану об'єкта.
Моніторинговий аналіз – безперервне спостереження за розвитком об'єкта з певними тимчасовими інтервалами у фіксованому інформаційному полі по заданих індикаторах. Саме моніторинговий режим надає реальну можливість інформаційного прогнозування об'єктів (20).
3.3. Економічна розвідка в інформаційно-аналітичному підрозділі
Серед сучасних підприємців Заходу існує думка, що, використовуючи всього 5 основних правил, можна домогтися значних успіхів у бізнесі.
До них відносять:
1.Розвідку.
2.Професіоналізм у встановленні контактів.
3.Кваліфікацію (яка виявляється, насамперед, у тім, щоб витрачати час тільки з потрібними людьми).
4.Уміння переборювати перешкоди.
5.Уміння завершувати угоду.
Отже, на перше місце ставлять розвідку.
Тим способом, за допомогою якого розвідка впливає на проведення й розробку політики будь-якої фірми й забезпечення безпеки, є інформація, що представляє вчасно в усній або письмовій формі керівництву фірми. Яка ж потрібна керівництву фірми інформація? Хто і як повинен її готовити? Розвідка в бізнесі ставиться до даних про навколишнє середовище й конкурентів, аналізованим з метою використати їх у конкретній ситуації. Ні окрема особа, ні організація не можуть ефективно діяти в умовах конкуренції без глибокого розуміння цього середовища або не маючи новітню інформацію про те, що в ній відбувається. Вид потрібної інформації залежить від виду компанії (фірми), її конкурентного середовища й багатьох інших характеристик самої фірми і її оточення. Потреба в інформації варіюється залежно від здійснюваної або планованої діяльності. Компанія може мати довгострокові (стратегічні) плани, тактичні або короткострокові, плани й поточні операції; всі вони вимагають добре вивіреної інформації. У широкій пресі іноді намагалися обрисувати ділову розвідку про конкурентів, як «шпигунство». Можливо, певною мірою це дійсно так. Однак слід зазначити, що сьогодні гнітюча маса ділової інформації може бути отримана з етичних джерел. Список того, що хотіла б знати про конкурента ділова фірма, може бути нескінченним. Зразковий перелік інформації, що вимагається, може служити ілюстрацією корисності розвідки. Подробиці можуть мінятися від компанії до компаній, але є основні елементи, необхідні для більшості з них.
Інформація про ринок:
1.Ціни, знижки, умови договорів, специфікації продукту.
2.Обсяг, історія, тенденції й прогноз для даного продукту.
3.Доля на ринку й тенденції її зміни.
4.Ринкова політика й плани.
5.Відносини із споживачами й репутація.
6.Чисельність і розміщення торгових агентів.
7.Канали, політика й методи збуту.
8.Програма реклами.
Інформація про виробництво й продукцію:
1.Оцінка якості й ефективності.
2.Номенклатура виробів.
3.Технологія й устаткування.
4.Рівень витрат.
5.Виробничі потужності.
6.Розміщення й розмір виробничих підрозділів і складів.
7.Спосіб упаковки.
8.Доставка.
9.Можливості проведення НДР.
Інформація про організаційні особливості й фінанси:
1.Визначення осіб, що приймають ключові рішення.
2.Філософія осіб, що приймають ключові рішення.
3.Фінансові умови й перспективи.
4.Програми розширення й придбань.
5.Головні проблеми/можливості.
6.Програми НДР.
Подібний список може створювати невірне враження, що розвідка проти конкурентів - скоріше набір даних, ніж інформація. Насправді значення такої розвідки втілено в основних елементах поведінку конкурента. Яка ж інформація повинна бути продуктом діяльності інформаційного підрозділу фірми? До такої інформації ставляться осмислені відомості, засновані на зібраних, оцінених і витлумачених фактах, викладених таким чином, що ясно видно їхнє значення для рішення якого-небудь конкретного завдання поточної політики фірми. Такий підхід підкреслює різницю між «сирими» матеріалами й остаточною продукцією інформаційно-аналітичної роботи.
Для ефективної роботи інформаційного підрозділу фірми керівництвом повинні бути чітко обкреслені його основні цілі. Ці цілі можуть полягати в наступному:
1. Забезпечити своєчасне надходження надійної й всебічної інформації про здатності й майбутні можливості кожного з основних конкурентів.
2. Визначити, яким способом дії основних конкурентів можуть зачіпати поточні інтереси фірми.
3. Постійно забезпечувати надійну й всебічну інформацію про ті події в конкурентному оточенні й на ринку, які можуть мати значення для інтересів фірми.
4. Домагатися ефективності й виключати дублювання в зборі, аналізі й поширенні інформації про конкурентів.
Працюючи над створенням системи інформаційного забезпечення фірми, важливо відзначити ряд важливих положень, які можуть служити відправними орієнтирами.
1. Промислова розвідка проти конкурентів необхідна для забезпечення успіху в ринковій конкуренції.
2. У цей час ситуація на ринку міняється так різко, що неформальних засобів спостереження за конкурентами недостатньо.
3. Методи «проб і помилок» в одержанні такої інформації в остаточному підсумку неефективні. Для забезпечення функції розвідки потрібна тотальна система в повному змісті цього слова.
4. Система промислової розвідки повинна бути дуже сильно орієнтована на конкретних осіб, навіть якщо її структура й організація постійні.
5.Така система повинна бути орієнтована на дії. Вона не повинна просто видавати звіти й накопичувати дані. Скоріше вона повинна забезпечувати керуючих такою інформацією, що вказувала б на необхідність дій і допомагала вибрати найбільш кращі з них.
6.Конфіденційну інформацію можна одержати з різних джерел, багато хто з яких при поверхневому погляді можуть здатися марними.
7.Система розвідки проти конкурента повинна передбачати завдання охорони власних секретів і контррозвідки. Ця рекомендація заснована на припущенні, що в конкурентів є аналогічні системи, і що вони можуть удатися до незаконних або неетичних засобів для проникнення у вашу власність.
8.Система розвідки повинна бути ефективно організована без звертання до незаконних або неетичних методів збору даних. Збір інформації про конкурента являє собою безперервний процес зі зворотним зв'язком. Цикл починається з визначення потреби у відомостях для фірми й організації ресурсів для збору необхідних відомостей.
Після того як інформація зібрана, її варто обробити й проаналізувати; у результаті одержують бажані конфіденційні дані, які потім поширюються серед керуючих й у тих підрозділах організації, які мають потребу в таких даних. Безперервний зворотний зв'язок забезпечує модифікацію циклу, коли це необхідно, і вдосконалювання загального процесу. У міру виникнення нових потреб служби збору даних збирають і поширюють нову інформацію. Приступаючи до створення інформаційної системи у фірмі серйозну увагу необхідно звернути на проблему систематизації. Не має змісту навіть намагатися звертатися до такого засобу, як промислова розвідка, не маючи закінченої систематизації. Безглуздо очікувати від окремого фахівця або групи осіб, щоб вони знали, а більше того, могли оцінити такий обсяг даних. Отже, усякі дії, початі без такої системи, здійснюються при неповному охопленні корисної інформації. Навіть суб'єктивна, особисто одержувана інформація вимагає систематизації. Імовірність того, що випадкове застереження запам'ятають і передадуть тим, хто приймає ключові рішення, її можуть оцінити, включити у відповідний контекст і використати як потенційно корисну інформацію. Систематизація збору відомостей про конкурентів означає на практиці, що будуть знайдені й використані відповіді на питання, подібні нижчеподаним:
• Що потрібно знати?
• Де можна одержати дані?
• Хто збере дані?
• Як будуть збиратися дані?
• Хто буде аналізувати й інтерпретувати дані?
• Як краще зберігати отриману інформацію, щоб ефективно використати її в майбутньому?
• Як поширювати отриману інформацію, щоб відповідні особи розглядали її вчасно?
• Як охоронити систему від «витоків» і саботажу?
Якщо розвідка орієнтована не тільки на одну програму або мету і не може бути організована на разовій основі, обґрунтовані відповіді на ці питання можуть указувати на необхідність використання обчислювальної машини для ефективного зберігання й пошуку інформації. Поширення інформації, крім періодичних бюлетенів і відповідей на особливі запити, можна полегшити, якщо зібрати профілі інтересів споживачів інформації й ввести їх в обчислювальну машину. Тоді при введенні нових даних співвіднесення їх із профілями автоматично може дати розвідувальну інформацію, що людина при оцінці даних могла б упустити (функція оцінки). Цей прийом забезпечує подвійну перевірку й швидке поширення важливої інформації серед відповідних споживачів. Навіть якщо постійна формалізована система ділової розвідки вимагає автоматизації й застосування комп'ютерів, вихідні відомості можуть і повинні бути високо персоніфіковані. Персоніфікований характер даних, що вводять, обумовлює не тільки необхідність автоматизованих пристроїв для обробки даних, але й наявність потрібних людей у потрібних місцях. Фахівці з маркетингу - тільки невелика частина людей, які можуть бути учасниками даної системи. У ній повинні брати участь всі керуючі компанії, а також персонал, відповідальний за збір й обробку розвідданних. У деяких випадках тільки вищі керуючі можуть мати доступ у конкуруючі організації, урядові заклади й інші організації й одержувати там корисну інформацію.
Т.ч., певним резервом є підвищення індивідуальної кваліфікації осіб, що збирають інформацію, але основний акцент повинен робитися на правильне розміщення працівників у системі, на роз'яснення їм їхніх обов'язків і забезпечення їх простими засобами доступу до інформаційної системи. Дані для системи розвідки про конкурентів можуть надходити з різноманітних джерел, як державних, так і часток. Люди, не знайомі з розвідкою, часто думають, що сама корисна інформація добувається із секретних джерел. Вони вважають типовими для розвідки такі явища, як знамениті публікації про секретні операції ЦРУ. Насправді більша частина розвіддіяльності (навіть ЦРУ й, звичайно, промислової розвідки) пов'язана з використанням опублікованих відомостей. Це справедливо навіть для військових, прикладом чому може служити заява адмірала Захаріаса (зам. Начальника військово-морської розвідки США під час другої світової війни) про те, що 95% інформації військово-морські служби США одержували з опублікованих, 4% - з напівофіційних і тільки 1% - із секретних джерел. Отже, основна увага повинне концентруватися на організованому вивченні офіційно доступних джерел інформації. Значна частина основної інформації, використовуваної службами планування, може надходити звичайним порядком із численних публікацій про діловий світ у засобах масової інформації, промислових журналах, газетах, урядових виданнях, навчальних посібниках або наукових працях, а також з постійного неформального потоку відомостей від торговельних агентів. Хоча багато відомостей можна одержати саме таким чином, наприклад, шляхом комп'ютеризованого пошуку й організованих пошуків у промислових бібліотеках, процес розвідки може бути дуже продуктивним і на самому нижчому рівні організації. Коштовним збирачем інформації, може бути, простий торговельний агент, якому можна доручити відправитися на огляд конкуруючого підприємства й доповісти про свої спостереження відділу збуту. Клерк, що одержав завдання робити вирізки з газет тієї місцевості, де перебуває конкурент, також виконує важливу розвідфункцію. Як відзначалося вище, нагромадження даних приймає форму (а) безперервного збору базових даних для тотальної розвідки або для ознайомлення з факторами й силами, що діють у конкуруючих фірмах, і (б) збору особливих відомостей для заповнення інформаційних пробілів у розвідданих або для відповіді на спецзапрос про конкурентів від певного менеджера - споживача інформації. Фаза нагромадження інформації включає формулювання напрямків діяльності, підготовку плану збору даних із вказівкою цілей і завдань і його передачу тим особам й установам, які відповідають за його практичне здійснення. Найбільш надійний метод перевірки інформації - порівняльний аналіз, тобто одержання однозначної інформації з конкретного об'єкта дослідження (наприклад, по певному кроці конкурента) з різних джерел. Якщо інформація не підтвердилася всіма джерелами, або, отримані суперечливі відомості, необхідно поставити під сумнів всю отриману інформацію й продовжити процес її повторного огляду.
4. ПРИКЛАДИ ПОВНОВАЖЕНЬ ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНИХ ВІДДІЛІВ ВУЗУ Й ПІДПРИЄМСТВА ЗВ'ЯЗКУ
4.1. Функції інформаційно-аналітичного відділу Національного технічного університету «ХПІ» (м. Харків)
Інформаційний відділ (ІВ) - наймолодший підрозділ Центру науково-дослідної роботи (НДР) - створений в 1997 р. на підставі наказу № 30-01-07 від 28.02.97 р. "Про організації інформаційного відділу в НТУ «ХПІ»". 20 листопада 1998 р. у його склад увійшов редакційно-видавничий відділ, реорганізований у зв'язку із сформованою виробничою необхідністю.
У цей час основним напрямком діяльності відділу є рішення завдань, пов'язаних з автоматизацією й систематизацією процесу обміну інформацією із зовнішніми організаціями й усередині вузу, підвищенням вірогідності інформації й рівня виконавської дисципліни, організацією й здійсненням вузівського книговидання, випуском багатотиражної газети.
Крім того, в ІВ з'являється усе більше робіт дизайнерського характеру - розробляються макети рекламних буклетів, інформаційних листів, запрошень, логотипи, емблеми й ін. Співробітники відділу беруть активну участь в організації проведення конфере


Другие работы по теме: